El informe, que ha sido realizado con la colaboración del Observatorio de la Justicia de la Fundación Wolters Kluwer, se centra en los cambios técnicos, organizativos y administrativos necesarios para conseguir un modelo en red de la Administración de Justicia, teniendo en consideración el notable aumento del número de litigios, con más de nueve millones de asuntos ingresados y resueltos en el año 2008 frente a los siete millones registrados en 2003.

El sector de la Justicia es un sector intensivo en información y, por tanto, un ámbito idóneo para comprobar las ventajas de la implantación de las TIC.

Una Justicia más accesible, próxima y transparente gracias a las TIC

La implantación de las TIC ofrece una gran oportunidad para responder a la petición de una Justicia más accesible, próxima y transparente, que ofrezca nuevos canales de acceso a la información y, por otro lado, mejore la relación con los ciudadanos, prestando un servicio de mayor calidad, capaz de garantizar con rapidez y eficacia los derechos legalmente reconocidos. Según se recoge en el libro, sólo con la aplicación del concepto de ‘oficina sin papeles’ se podría recuperar más de una cuarta parte del espacio disponible en las oficinas.

El informe -que realiza un análisis sectorial sobre cómo ante los retos que tiene la Justicia, las TIC ofrecen soluciones y aportan un valor esencial- está dividido en tres grandes bloques que analizan la Administración de Justicia en España y sus retos, la aplicación de las TIC en la Administración de Justicia y su aplicación en las Comunidades Autónomas.

En la Introducción se hace un recorrido por los retos que tiene planteados la Justicia y a los que las TIC pueden dar soporte. Entre ellos se habla de la organización del trabajo y de los órganos judiciales y de la Justicia en red: propuesta estratégica para la introducción de las TIC en la Justicia. Este aspecto se aborda desde un punto de vista técnico, de organización y cultural, analizando la importancia de la gestión del cambio para la modernización de la Justicia.

Por último, en este primer bloque se analizan los desafíos para la implantación de las TIC en la Administración de Justicia en España, la necesidad de liderazgo definido como un elemento clave para implantar las soluciones, la necesidad de entender la nueva oficina judicial como la oportunidad para introducir las TIC en la Justicia y la necesidad de realizar cambios normativos para impulsar su evolución tecnológica.

El bloque I realiza un exhaustivo recorrido por la Administración de Justicia en España y sus retos, analizando la organización de la Justicia de la que partimos, lo que demandan los ciudadanos de la Administración de Justicia y los retos con los que ésta se enfrenta, para llegar al nuevo modelo organizativo, que pasa por la nueva oficina judicial. Esta parte se enriquece con una serie de artículos de destacados expertos relacionados con el mundo de la judicatura y que dan su visión sobre la aportación de las TIC a lo que algunos han venido a denominar ‘el apagón analógico’ de la Justicia.

El bloque II aborda la aplicación de las TIC en la Administración de Justicia, desde la situación actual de la implantación de las TIC en la Administración hasta las soluciones TIC.

Por último, el bloque III hace un análisis de la aplicación de las TIC en la Administración de Justicia en las Comunidades Autónomas.

El estudio señala que la solución a la implantación y desarrollo ordenado de las TIC debe organizarse teniendo en cuenta la compleja estructura organizativa del sistema judicial, no jerárquica y que cuenta con diversos gestores y responsables de su gestión. La distinción entre ‘administraciones de Justicia’ y ‘administración de la Administración de Justicia’ conlleva el reparto de competencias entre el Ministerio de Justicia, diez Comunidades Autónomas, el Consejo General del Poder Judicial, la Fiscalía General y el Parlamento. El sistema judicial lo forman 3.589 jurisdicciones, más de 1.973 Tribunales Superiores de Justicia, 7.680 Juzgados de Paz y 124 fiscalías, con más de 179.000 profesionales dependiendo de estas Administraciones.

Un nuevo modelo de Justicia en red y la nueva Oficina Judicial

El objetivo en la implantación de las TIC es lograr un modelo de Justicia en red, un sistema integral entre toda la Administración de Justicia que garantice la interconexión telemática entre los distintos agentes involucrados. El modelo que describe el informe debería responder a las siguientes características:

– Modelo técnico: Justicia en Red. La Justicia en el futuro, además de ser una ‘justicia sin papel’ deberá ser una justicia en red, accesible e interoperable. Para lograrlo, son imprescindibles: una digitalización de la información contenida, el uso generalizado del expediente judicial digital, la automatización de la gestión procesal, la integración de sistemas y el impulso de la videoconferencia.

– Modelo organizativo: Plan estratégico y espacio tecnológico común que permita todo tipo de actuaciones coordinadas pero integradas en un marco rector.

– Modelo cultural: Gestión del cambio. Hay que establecer un nuevo modelo que incluya propuestas de cambio en la cultura laboral de todos los agentes implicados. En este sentido cabe destacar la relación entre el personal TIC y el total del personal que en el ámbito de la Justicia ocupa el último puesto con el 1,07 por ciento, según el Informe IRIA 2008.

El desarrollo del nuevo modelo de oficina judicial permitirá a los profesionales de la Justicia incrementar su productividad y su eficiencia, al reducir el tiempo de tramitación y la acumulación de expedientes a través de una gestión más operativa y menos sujeta a errores. El uso eficiente de las TIC permite repartir las cargas de trabajo de una manera más racional, facilitar la deslocalización, reducir los traslados de funcionarios y realizar estos traslados con medidas de formación adaptadas a sus nuevos puestos. Se mejora, además, el acceso a la información y el uso compartido de datos.

El nuevo diseño de oficina judicial se basa en el expediente judicial electrónico en red. Los instrumentos tecnológicos imprescindibles para su implantación son: la digitalización, con los registros civiles como principal meta, el acceso a redes de Banda Ancha y el desarrollo de la firma electrónica.

El expediente judicial electrónico supone un importante ahorro en relación con el tiempo, el espacio y el coste de búsqueda de información. Hay una media de 8 millones de expedientes gestionados al año y unas 3 consultas de cada uno, por lo que el uso del documento electrónico supondría un ahorro total de 1.400.000 horas, al reducir el tiempo de consulta a 30 segundos frente a los 4 minutos del documento en papel. El mayor beneficio se da en relación al espacio, pues 8 millones de expedientes ocupan unos 650.000 metros cuadrados, con lo que podría recuperarse más de una cuarta parte del espacio disponible para ser reutilizado según las nuevas necesidades.

Es por tanto, en este período de cambios donde está actualmente inmersa la Justicia, en el que las TIC se muestran como el vehículo adecuado para afrontarlos con éxito y canalizar la transformación demandada por la sociedad en su conjunto.