El Servicio de Certificación de los Registradores (SCR) es una sociedad de capital participada al 100 por cien por el Colegio de Registradores de la Propiedad, cuyo objeto social exclusivo es el fomento y desarrollo de los sistemas de organización y funcionamiento del órgano de administración de las sociedades de capital empleando la tecnología telemática, cibernética o informática (lo que los impulsores del proyecto han dado en denominar la e-administración), tanto en España como en Latinoamérica. En 2003, el SCR cerró un acuerdo estratégico con la empresa española TB-Solutions para el desarrollo conjunto de aplicaciones informáticas dirigidas a la satisfacción de necesidades tecnológicas de las Administraciones públicas españolas y, también, de las empresas.

El SCR se propone como objetivo práctico servir a las necesidades del Colegio de Registradores suministrando herramientas eficientes de gestión de las comunicaciones telemáticas, y proporcionando a las empresas, obligadas por la Ley al registro de las vicisitudes de su tráfico mercantil en su hoja personal, un mecanismo ágil de comunicación corporativa interna y externa con el propio Registro.

Funcionamiento a distancia del órgano de administración: el Consejo virtual

Precisamente, en el marco de las herramientas de telecomunicación implementadas con el objetivo de cubrir las exigencias del entorno empresarial español, la primera de las soluciones conjuntas desarrolladas por ambas sociedades fue la creación de un sistema de funcionamiento a distancia del órgano de administración. Sistema que se ha bautizado como “Consejo virtual”, y cuya proximidad con la problemática suscitada en el entorno corporativo por el nuevo y desbordante rol social de Internet, sin duda, justifica la presente exposición.

El Consejo virtual puede definirse como la celebración on line o telemática de los consejos de administración. De esta manera, el órgano de administración de una sociedad, cuando actúa colegiadamente, puede funcionar examinando, debatiendo y votando propuestas como en una sesión presencial entre consejeros, pero sin necesidad de la presencia física de éstos.

El sistema se basa en sistemas de votación electrónica junto con las medidas necesarias para dotar de las debidas garantías jurídicas a todos sus usuarios y a los potenciales afectados. La eficiencia, una vez más, no puede quedar reñida con la seguridad jurídica.

Desde un punto de vista técnico material, el Consejo virtual constituye una nueva modalidad organizativa de las sesiones de consejo, que proporciona una solución end-to-end, esto es, entre usuarios finales y endógena o interna desde el punto de vista corporativo, a las empresas que disponen como modalidad de órgano de gobierno de un consejo de administración. Solución que no dista en demasía de la que suministra el sistema de juntas virtuales (Virtuelle Hauptversammlung, on line-annual general meeting, assemblée virtuelle des actionnaires), para el caso del órgano societario representativo de la propiedad del capital, la junta general de accionistas.

En síntesis, el Consejo virtual despliega su funcionamiento en cinco etapas:

a) Convocatoria del Consejo: mediante mecanismos telemáticos o de teletransmisión de datos, generalmente a través de los servidores de la red interna (intranet) de la compañía, cuyas comunicaciones son seguras y en ocasiones protegidas mediante el acceso restringido al documento de convocatoria, o bien por correo electrónico.

b) Establecimiento y documentación del orden del día: anexo a la convocatoria.

c) Votación: puede realizarse por medios telemáticos (ciberconsejo) o bien de manera mixta, presencial y on line, o a distancia para algunos consejeros.

d) Acta: la transcripción de los debates y del contenido de los acuerdos adoptados puede llevarse a efecto por mecanismos de reproducción automatizada con teletransmisión y registro electrónico de datos. Posteriormente, se pueden facilitar dichos datos por los mecanismos ya descritos para la convocatoria, sin perjuicio de la documentación en el libro de actas, igualmente virtualizable con tal de que esté autenticado a efectos registrales.

e) Compliance ex post: publicidad registral de los acuerdos y comunicación de los acuerdos adoptados al accionariado.

El papel del Secretario en el desenvolvimiento del sistema de Consejo virtual

En el desenvolvimiento práctico de estos procesos operativos desempeña un papel estelar el Secretario del Consejo, tradicional centralizador y difusor interno de la información que circula entre los miembros del órgano de administración, merced a sus labores estatutarias y legales comunes de certificación, dación de fe y documentación de convocatoria, orden del día, asistencia y debates en la sesión del Consejo, votación y confección de actas, sin perjuicio de sus funciones certificadoras a posteriori.

No parece este el lugar más idóneo para debatir la importancia de la función del Secretario del Consejo en el buen gobierno societario y, particularmente, en el óptimo funcionamiento del órgano de administración ( 1). En cualquier caso, y asumiendo aquella relevancia, parece fuera de duda que cualquier herramienta de gestión potenciadora de un eficiente desempeño de su labor redunda en el mejor desenvolvimiento de las tareas del órgano. En este terreno, las soluciones telemáticas on line juegan en estos momentos un papel crucial y revelador de la trascendencia de la revolución silenciosa del trabajo que supone la comunicación a distancia en los puestos estratégicos del control de gestión corporativo.

Por otra parte, a nadie se oculta la necesidad de impulsar una coordinación efectiva entre los mecanismos internos de comunicación corporativa, señaladamente entre consejeros, y los sistemas de comunicación entre el órgano de administración y los centros de publicidad o comunicación pública de la actividad o actuación del consejo legal y estatutariamente previstos. En particular, y para el caso de las sociedades cotizadas, los registros públicos (así, los de la CNMV y, con carácter general, el Registro Mercantil).

Las nuevas soluciones informáticas puestas a disposición de estos organismos por empresas privadas permiten facilitar la tecnología necesaria para la reducción de costes que conlleva una mejora de las comunicaciones entre consejos y las propias administraciones. El Secretario del Consejo, como certificador y dador de fe, experto jurídico y comunicador-certificador del Consejo, es la persona clave para lograr el enlace preciso entre la sociedad y los organismos públicos de difusión de datos corporativos y, asimismo, para conseguir la puesta en funcionamiento de las herramientas tecnológicas que empresas como SCR y TB ponen a disposición de las mayores empresas. Entre las labores comunes del Secretario facilitables a través del SCR se cuentan:

a) La confirmación de la validez, suficiencia y subsistencia o vigencia registral de los poderes de los consejeros. Y la recepción de confirmación registral en este sentido. En caso de detectarse errores, procederá el cotejo personal de los poderes que obran en manos del Secretario con el contenido registral de los poderes inscritos.

b) La incorporación material al orden del día de la reunión del Consejo de los puntos propuestos para el desarrollo de la sesión a cargo o por iniciativa de los diferentes consejeros.

c) La generación de la propuesta definitiva de orden del día, comprendiendo el plazo para la realizar la convocatoria del Consejo, el plazo que ha de mediar entre ésta y la celebración de la sesión, y el deslinde de los asuntos, aspectos o puntos concretos que se someterán a votación.

d) La comunicación telemática interna o ciberenvío del orden del día a los consejeros.

e) La recepción, igualmente por clave telemática, proveniente de cada consejero, de la certificación o constancia fehaciente de recepción del orden del día previamente enviado.

f) La organización o disposición de las votaciones en la sesión del Consejo; en su caso, previa organización y disposición del debate on line. Los votos se emiten por cada consejero en el tiempo de sesión del Consejo previsto en el reglamento de funcionamiento. La teletransmisión del voto debe garantizar la procedencia del mismo, la identificación del votante y el aseguramiento del sentido del voto para cada asunto sometido a votación.

g) La recepción de los resultados de la votación.

h) La formalización de las inscripciones registrales correspondientes a los acuerdos aprobados.

Las ventajas de la constitución del Consejo virtual

Las principales economías y ventajas anudadas al uso de esta modalidad de Consejo son palmarias. De una parte, el SCR facilita la comprobación de errores, excesos, defectos u omisiones en los poderes, aliviando los costes de confirmación registral y previniendo eventuales conflictos. De otro lado, se elude el coste de desplazamiento de los consejeros a la sede de la convocatoria, generándose a la par las ventajas de gestión y oportunidades inherentes a la mayor disponibilidad de tiempo, especialmente significativos en el caso de los consejeros ejecutivos.

Naturalmente, la ventaja en términos de seguridad jurídica del televoto emitido por los administradores y cuya autenticidad haya sido asegurada por medio del uso de la firma electrónica es más que apreciable, pese a los costes (tampoco desdeñables y que en todo caso debe evaluar el propio Consejo con el debido auxilio técnico) que su implantación lleva aparejados; en todo caso, siempre existe la alternativa, más barata aunque relativamente más insegura, de la firma avanzada. Por otra parte, la rapidez con que se elaboran las actas por vía electrónica mitiga notablemente los costes de redacción y difusión de estos documentos, especialmente cuando se combina este tipo de actas con un sistema de consulta y certificación registral on line o telemática.

En suma, el uso sistemático de la institución del Consejo virtual no sólo permite a la empresa ganar en agilidad y flexibilidad de funcionamiento, sino que facilita el proceso creativo de valor. Introducir un sistema de reunión del órgano de administración on line supone para la empresa, en último término, mediante el alivio de los costes antes citados, un incremento de la eficiencia en el funcionamiento del órgano, al aumentarse la agilidad, productividad y seguridad operativa de los Consejos, tal cual ha devenido aspiración legítima y unánime recogida por las recomendaciones de los códigos de mejor gobierno corporativo en los últimos tiempos.

El Sello de Calidad Registral y la seguridad jurídica

Se define como un servicio para páginas web corporativas que proporciona información acerca de la propia empresa con máximas garantías de fiabilidad y seguridad. El Colegio de Registradores de España puso el proyecto en marcha en 2003, con el fin de publicitar la conformidad de los Registros públicos (de la Propiedad y Mercantil, esencialmente) con la situación mercantil de las compañías. La exhibición del Sello permite al público conocer de manera inmediata y ágil, a través de Internet, la situación mercantil de las compañías con presencia en la propia Red ( 2).

La información disponible on line varía en función del ámbito operativo del cliente. Pero, en todo caso, las entidades creadoras o emisoras del Sello aseguran la inmediatez y transparencia de la información registral servida al público. Inicialmente el proyecto se formó para servir datos registrales de las empresas y empresarios sujetos a la obligación de publicar su existencia y operaciones en el Registro Mercantil. Pero desde 2004, los emisores piensan desarrollar el Sello para certificar la situación registral inmobiliaria de las fincas inscritas en el Registro de la Propiedad, sirviendo, además, en este caso, una información transparente sobre las propiedades inmobiliarias de las compañías y empresarios individuales, al tiempo que sobre la situación de las empresas gestoras e intermediarias del sector inmobiliario.

La finalidad del denominado Sello de Calidad Registral no es, en definitiva, sino incrementar la información disponible en tiempo real sobre las empresas, contando simultáneamente con plena seguridad jurídica. En efecto, el empleo de esta herramienta otorga suficientes garantías de fiabilidad o credibilidad, dotando de seguridad a las transacciones de datos.

Para que el Colegio de Registradores otorgue el sello de calidad al solicitante éste debe demostrar una conducta registral regular y cumplir los estándares de seguridad aprobados por el Colegio de Registradores. Debe garantizar que lleva una ordenada contabilidad, no está inhabilitado para el ejercicio del comercio y no realiza un uso ilegítimo de nombres de dominio registrados, generando discordancia entre la realidad registral y la extrarregistral. En tal caso puede acceder al formulario de contratación, colgado en la página web del Colegio. La vigencia del sello de calidad es anual, renovable por periodos consecutivos, también de un año.

El Sello de Calidad incrementa la seguridad jurídica por varias razones:

a) Contribuye a dotar de credibilidad a la información que circula a través de la Red, resolviendo el crucial problema de la asimetría y de la falta de contraste de las informaciones que, sobre las empresas, circulan por Internet.

b) Constituye una iniciativa originariamente orientada a resolver el problema de la desinformación sistemática de los tenedores de interés o grupos de interesados (stakeholders), mediante información contrastada y actualizada en tiempo real.

c) Supone cumplir con las normas vigentes en materia de seguridad del tráfico jurídico y protección de datos. La calidad de la información queda garantizada en todo caso por: la fuente de la que proviene, el Registro Mercantil; la fiabilidad de los datos registrales, fundada a su vez en los principios de fe pública material y formal; y en el principio de oponibilidad registral, que protege la confianza pública en los datos registrados.

d) En el caso de las sociedades no cotizadas, se permite al público conocer la situación registral de sus nombres de dominio en cuanto hayan accedido al Registro Mercantil, posibilitando además la disposición de una nota informativa básica sobre los datos de acceso registral público (estatutos sociales e información financiera, una vez cumplida, en este último caso, la formalidad del depósito de cuentas).

e) En el caso de las sociedades cotizadas, adicionalmente, garantiza el cumplimiento de las obligaciones de transparencia de éstas frente a su accionariado (y, en particular, los datos registrales relativos al gobierno corporativo condensados en el informe anual que regulan los artículos 116 y LMV reformados en 2003, donde se hará mención al sistema de funcionamiento del consejo plasmado en el reglamento corporativo correspondiente); la información relativa a la junta general de accionistas (en sustancia, el régimen de convocatorias y el sistema de funcionamiento interno de este órgano, reflejado en el reglamento de la junta); y el régimen de los pactos sobre transmisión o limitación del voto en junta (más conocidos como parasociales, que tanto influyen en la situación corporativa y por tanto requieren de una adecuada publicidad).

Por lo que a su configuración jurídica respecta, debe precisarse, por último, que el Sello de Calidad Registral es un signo distintivo debidamente protegido por la Ley, objeto de licencia o autorización específica a cada uno de los clientes que lo han solicitado, siempre que, naturalmente, cumplan las condiciones de utilización autorizadas por los Registros Mercantiles de España.